Cómo poner música a una presentación en PowerPoint

Es muy frecuente enviarse por correo electrónico presentaciones hechas en PowerPoint con chistes, imágenes, chascarrillos... El problema viene cuando queremos hacer una nosotros y enviarla. Es un problema típico en estas fiestas, puesto que se ha puesto de moda enviar una presentación personal hecha con PowerPoint. Hacemos la presentación, configuramos las animaciones, ponemos nuestras mejores fotos y... por último, la música. Y llega Powerpoint y no nos adjunta el fichero de audio al de la presentación, lo que hace que tengamos que enviar los dos ficheros juntos.

¿Cómo solucionar esto? Muy fácil, aunque algo laborioso.

Partimos del propio fichero de música. La primera condición para que podamos distribuir nuestra presentación sin problemas es que este fichero debe ocupar lo menos posible. Otra condición, impuesta por PowerPoint, es que el archivo debe estar esté en formato .wav (Esta condición la encuentro en muchas páginas web, y no seré yo quien la discuta. Sin embargo, he probado varias veces y PowerPoint sí acepta ficheros de audio en formato mp3, aunque no los incruste en el mismo archivo [ver segundo comentario]).

Por lo tanto, será difícil que podamos incluir en la presentación todo un archivo .mp3 con una canción. Recordemos que la diferencia entre un archivo .mp3 y el formato .wav, a grandes rasgos, es que el formato .mp3 utiliza una compresión con pérdida diferencial y el formato wav no utiliza compresión. En palabras normales, música almacenada en formato .mp3 ocupa mucho menos espacio que en formato .wav. Lamentablemente, para que la presentación quede como queremos, habrá que convertir el fichero de música a formato .wav.

Queda lejos de esta entrada explicar cómo convertir un fichero de audio en formato mp3 a formato wav. Sin embargo, hay muchos programas que realizan esta conversión, entre los que recomiendo Audacity, o utilidades online como Media Convert. Para que un archivo .wav ocupe aún menos, podemos reducir su frecuencia de muestreo, lo que sin duda reducirá su calidad, pero también su tamaño. Se pueden encontrar explicaciones fácilmente por la Red. Siguiendo esos pasos, recomiendo pasar el fichero .wav a mono, reducir a 16 bits por muestra y a una frecuencia de muestreo de 22KHz. Así conseguiremos un fichero .wav con una calidad aceptable para nuestros propósitos y con un tamaño apto para ser enviado por correo electrónico. (Mirad el final del artículo para saber cómo "engañar" a PowerPoint haciendo pasar un .mp3 por un .wav)

Supongamos ya que tenemos nuestro fichero .wav (o .mp3, según he indicado antes) listo para incluir como música de fondo en nuestra presentación en PowerPoint. ¿Qué hacer ahora? Antes de añadir el archivo a la presentación, debemos modificar cómo trata PowerPoint los archivos insertados. Utiliza dos técnicas: vincularlos (que tengamos que acompañar a la presentación del archivo insertado) o incrustarlos (que el archivo insertado se guarde dentro del propio archivo de la presentación). Obviamente, al incrustar archivos en la presentación sólo tendremos que manejar un fichero, que es lo que buscamos.

Para conseguir esto, sólo tendremos que ir al menú Inicio de PowerPoint (en la esquina superior izquierda) y hacer click sobre el botón  Opciones de Powerpoint... En la pestaña Avanzadas, dentro del apartado Guardar, se encuentra el límite de tamaño de los archivos que PowerPoint adjunta a la presentación, indicado por Vincular sonidos con archivo de tamaño superior a XXX KB. Si aumentamos este valor hasta uno superior al del tamaño de nuestro archivo de música, conseguiremos que PowerPoint incruste el fichero de audio en el de la presentación, permitiéndonos así trabajar con un único archivo.

Valor de tamaño máximo de archivo para ser incrustado.

¿Y ahora qué? Ya podemos insertar el archivo de audio en formato .wav en nuestra presentación estando seguros de que PowerPoint lo guardará dentro del propio archivo de la presentación. Muy fácil: editando nuestra presentación, sólo tenemos que, en la primera diapositiva, hacer click en la pestaña Insertar, hacer click en el submenú de Sonido y escoger Sonido de archivo... En la nueva ventana, escogemos el archivo de audio a utilizar como música de fondo, y presionamos Aceptar. Según la versión de PowerPoint que tengamos, se nos preguntará cuándo queremos que empiece el sonido: al hacer click encima o automáticamente, siendo esta última opción la que debemos escoger.

Opción para insertar un sonido desde un archivo.

Debemos escoger que la música empiece automáticamente.

Esto habrá hecho aparecer un altavoz amarillo o azul en la primera diapositiva. Si ahora seleccionamos el altavoz, podremos modificar su comportamiento. Debo indicar que los pasos a seguir, a partir de este momento, pueden variar según la versión de PowerPoint utilizada:

Opciones a activar para que la música no se interrumpa en la presentación

• En la versión 2007, al hacer click sobre el altavoz, la cinta de la aplicación cambiará, permitiendo escoger que el icono esté oculto durante la reproducción. Podemos entonces activar las opciones Ocultar durante la presentación y Repetir la reproducción hasta su interrupción. En la lista de Reproducir sonido: debemos escoger la opción Reproducir en todas las diapositivas.

• En la versión 2003, en el menú que aparece, escogiendo la opción Modificar Objeto de sonido..., podemos hacer que el altavoz no se vea en la presentación activando la casilla de verificación correspondiente a Ocultar el icono de sonido durante la presentación con diapositivas. Por último, escogiendo en el menú que aparece al hacer click con el botón derecho la opción Personalizar animación... aparecerá una barra a la derecha de la ventana principal de PowerPoint. Con esta barra se gestionan los efectos de la animación de la presentación. Aparecerá el sonido como un efecto más dentro de esta diapositiva. Haciendo click sobre el botón de la barra desplegable del evento del sonido aparecerá un menú, en el que debemos escoger Opciones de efectos... En la nueva ventana, dentro de la pestaña Efecto, hay un apartado titulado Detener la reproducción. En él, hay tres casillas de selección, de las que debemos activar la correspondiente a Después de XXX diapositivas, poniendo en el cuadro de texto correspondiente el número de diapositivas que queremos que dure la reproducción del sonido a partir de la primera (evidentemente, si queremos que sea música de fondo, deberemos poner el número total de diapositivas).

Haciendo click sobre Aceptar, deberíamos comprobar que la música de fondo se reproduce durante toda la presentación. Guardando ahora la presentación, veremos cómo el archivo de la presentación ocupa bastante más de lo habitual, al tener el archivo de audio incrustado. Y habremos conseguido que, enviando el archivo de la presentación, no tengamos que preocuparnos por enviar también el archivo de audio.

Un truco adicional: si queremos que, al abrir la presentación, ésta se reproduzca automáticamente y no aparezca su edición en PowerPoint, tendremos que hacer que la extensión del archivo de PowerPoint pase a ser .pps.

Otro truco más muy recomendado: podemos reducir el tamaño del archivo de la presentación un poco más (de hecho, muchísimo más) si comprimimos las imágenes que hayamos utilizado. PowerPoint ofrece la opción de hacer esto automáticamente al guardar el archivo. Para ello, en el menú Archivo escogemos Guardar como... En la típica ventana para guardar el archivo, arriba a la derecha, hay un botón titulado Herramientas. Al hacer click sobre él se despliega un menú, en el que podemos escoger Comprimir imágenes... Aparecerá una nueva ventana, en la que podemos escoger cambios a realizar sobre las imágenes: comprimirlas (para que se reduzca el tamaño del archivo de la presentación, a costa de cierta reducción de la calidad, escogiendo presentación en pantalla o en web), eliminar las áreas recortadas (de tal forma se elimina lo que no es visible en la imagen) y reducir su resolución (lo mejor es seleccionar De impresión) y probar. Recomiendo guardar con otro nombre de archivo, comparar el tamaño de los dos ficheros y la calidad resultante de las imágenes.

La herramienta de compresión de imágenes nos ayudará a reducir el tamaño de los archivos.

Un consejo: cuidado con el tamaño final del archivo de la presentación, que puede que tengamos algún conocido al que no le haga gracia recibir un correo electrónico con un fichero adjunto de varios megas...

Finalmente, y como siempre, los comentarios están abiertos a cualquier tipo de aportación.

Actualización: he visto en el blog de Ángel Puente, el balcón abierto, una interesante entrada en la que se explica cómo hacer pasar un fichero .mp3 por un .wav usando CDEx. Esta técnica puede ser muy útil para poner música a una presentación en PowerPoint, puesto que el tamaño de un fichero .mp3 es mucho menor que el de un .wav y, al quedar incrustado, se reduciría considerablemente el tamaño final del archivo de la presentación. Quizás requiera un mayor nivel en el manejo de aplicaciones, pero el resultado merece la pena, sin duda.